Penjualan kredit belum jadi uang
Ini kekeliruan yang mahal: mencatat cucian langganan sebagai omzet lalu memperlakukannya seperti kas. Omzetnya memang benar, tapi uangnya belum ada. Kalau Anda merencanakan pengeluaran berdasarkan omzet yang termasuk piutang, Anda akan kehabisan kas di bulan yang omzetnya terlihat bagus.
Sepakati tiga hal sebelum cucian pertama
- Kapan jatuh temponya — tanggal tertentu tiap bulan, bukan "nanti kalau lewat".
- Siapa yang membayar — nama orang yang bisa dihubungi, bukan nama perusahaan saja.
- Bentuk tagihannya — rekap per mobil dan per tanggal, disepakati formatnya sejak awal.
Kesepakatan ini menghapus sebagian besar alasan penundaan. Tagihan yang formatnya berubah-ubah atau tidak merinci mobil mana saja akan selalu "diperiksa dulu" — dan pemeriksaan itu bisa berbulan-bulan.
Kelompokkan piutang menurut umurnya
Daftar piutang yang hanya berisi nama dan jumlah tidak cukup untuk bertindak. Yang membuatnya berguna adalah umur: berapa lama sejak jatuh tempo. Pengelompokan yang lazim adalah belum jatuh tempo, lewat 30 hari, 60 hari, dan 90 hari.
| Umur | Artinya | Tindakan yang wajar |
|---|---|---|
| Belum jatuh tempo | Normal | Kirim rekap beberapa hari sebelum tanggalnya |
| Lewat 30 hari | Biasanya terlupa | Pengingat ramah, lampirkan rekapnya lagi |
| Lewat 60 hari | Ada yang menghambat | Telepon, tanyakan apa yang kurang dari tagihannya |
| Lewat 90 hari | Perlu keputusan | Bicarakan cicilan, dan hentikan penambahan kredit baru |
Menagih tanpa terasa menuduh
- Kirim rekap sebelum jatuh tempo, bukan hanya setelah lewat. Ini mengubah tagihan menjadi rutinitas.
- Sebut angka dan tanggal, bukan perasaan. "Rekap Agustus, 14 cucian, Rp490.000, jatuh tempo 5 September."
- Tagih ke orang yang sudah disepakati sejak awal, sehingga tidak ada yang merasa dipermalukan di depan atasannya.
- Catat setiap pembayaran sebagian saat diterima, supaya sisanya tidak diperdebatkan bulan depan.
Sisa tagihan sebaiknya dihitung, bukan disimpan
Kalau sisa piutang dicatat sebagai satu angka yang diperbarui manual, angka itu akan menyimpang begitu ada pembayaran sebagian yang lupa dicatat. Yang lebih tahan adalah menyimpan daftar pembayaran dan menghitung sisanya setiap kali dibaca — sehingga tidak ada versi yang basi.
Prinsip itu yang dipakai Qilap: piutang terbuka otomatis saat order dibayar kredit, dan sisanya dihitung ulang dari baris pembayaran, bukan disimpan sebagai kolom tersendiri. Penjelasannya ada di cara kerja.